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Guides d'entretien, consommation, organisation, système d'action

1995, Guide entretien université

Guides d’entretien, consommation, organisation, système d’action

GUIDE D’ENTRETIEN

personnels internes à l’Université (1995)

 

 

Présentation de l’étude :

La Présidence souhaite mettre sur pied des actions de communication en direction de cibles extérieures à l’université, étudiants certes mais aussi entreprises, organismes publics, étranger. L’étude que nous effectuons à pour objectif :

– de voir quellle aide le Siège pourrait apporter aux membres de l’université pour faciliter, soutenir, leurs démarches auprès de publics extérieurs à l’université;

– de préciser le type d’information nécessaires aux organismes extérieurs au monde universitaire et qui cherchent à avoir des contacts avec l’université.

 

 

ACTIVITES PROFESSIONNELLES

 

peut-être pourriez-vous, avant de parler plus précisemment de vos relations avec l’extérieur de l’université, me dire quelques mots sur les principaux aspects de vos activités professionnelles ? (voir quelle est la cellule de travail de base)

 

 

 

PRATIQUES DE COMMUNICATION EXTERNE :

vos relations professionnelles avec votre environnement

 

description de vos relations professionnelles : origines, mise en place

 

Dans le cadre de ces activités, vous avez des relations avec des organismes extérieurs à Paris V, … ?

 

Pourriez-vous me raconter comment vous avez réussi à établir ces relations ?

– qu’est-ce qui est à l’origine de ces contacts ?

(réseau personnel ? lié à renommée intellectuelle ? à participation à certains types d’actions ? … ?)

 

Si contacts personnels => il semble que ce soit des réseaux personnels qui soient à l’origine de vos contacts avec l’extérieur de l’Université; vous n’avez pas mobilisé de réseaux plus formels, nstitutionnels ? (du type associations, annuaires, institutions etc.. )

 

comment vous avez été amené à prendre en charge la mise en place       de ces relations; pourquoi vous ont-elles parues nécessaires ?

-> objet de la relation

D’autres collègues se sont-ils impliqués dans la mise en place de ces relations ?

 

LES PROBLEMES RENCONTRES :

 

Lors de la mise en place de ces relations, avez-vous rencontré des difficultés particulières ?

obstacles à surmonter ?

les solutions apportées : comment avez-vous résolu ces difficultés ?

 

Et ensuite, dans la gestion de ces relations ?

 

formalisation de ces relations :

ces relations, leur avez-vous donné un cadre officiel ? Par exemple, les avez-vous formalisées par le biais d’une convention enregistrée au Siège de l’Université ?

– si oui, à quels moments et pourquoi devient-il nécessaire de         formaliser ces contacts ?

 

– impliquer le Siège dans ces relations, est-ce que cela pose/engendre des    difficultés ?

 

LES SUPPORTS :

j’aimerais que l’on revienne un peu sur les problèmes matériels qui peuvent se poser lorsqu’on est amené à avoir des contacts professionnels avec d’autres institutions;

 

 

Parfois, en cherchant à contacter certains de vos collègues, j’ai eu quelques difficultés à les localiser puis à les joindre. De l’extérieur, on n’a pas beaucoup de moyen pour repérer son interlocuteur au sein de l’Université Paris V;

 

– est-ce que vous pensez qu’il est difficile de vous contacter ?

 

Est-ce que c’est une difficulté que vous avez du prendre en compte ?

 

Comment ?

exemples :

                        – en dissociant l’adresse professionnelle que vous donnez du numéro de                                  téléphone où l’on peut vous joindre de façon (plus) efficace ?

                        – en investissant dans un répondeur ?

                        – en communicant votre numéro personnel ?

 

– avez-vous eu besoin de réfléchir à comment vous protéger vis à vis d’appels trop nombreux ? en vous arrangeant pour les filtrer ?

 

 

Je pense à une situation particulière qui serait celle d’une personne non-universitaire qui désirerait contacter pour un problème précis un universitaire compétent sur ce problème;

– selon vous, quelles difficultés rencontrerait-il s’il n’a pas de contacts          personnels au sein du monde universitaire ?

 

Un enseignant étranger qui a des contacts avec une UFR de l’université me disait qu’il ne comprenait pas tous les éléments de l’adresse de son interlocuteur :

-> la dénomination de l’université : quel nom(s) utilisez-vous ?

– et pourquoi ?

 

Lorsque vous désirez contacter quelqu’un, démarcher, comment vous y prenez-vous pour vous présenter, vous démarquer, vous situer au sein du monde universitaire ? (si l’interviewé n’a que des contacts personnels, partir d’un désir de contact et faire imaginer la démarche d’approche)

 

– quels sont les éléments/ les atouts que vous mettez en avant       lorsque vous contactez quelqu’un ?

-> pour vous présenter ? vous situez-vous à partir de la spécificité               de vos activités, de celles de votre labo, de votre UFR ?

 

Lorsque vous faites des courriers professionnels :

– comment rédigez-vous l’adresse ?

– papier à en tête de l’université ? de l’UFR ?

– le logo de l’université, c’est important selon vous ? fonction ?

 

Pensez-vous que votre rattachement (à l’université René Descartes plutôt qu’à une autre) est un élément important pour vos interlocuteurs ?

– en fonction des interlocuteurs est-ce plus ou moins important ?

 

Lorsque vous êtes amené à parler de votre université, quels types d’informations donnez-vous ? Lesquelles vous demande-t-on ?

 

– en fonction des interlocuteurs est-ce différent ?

 

disposez-vous d’outils, de supports, sur lesquels vous pouvez      vous appuyer pour cela ?

-> lesquels ?

-> appréciations de ces supports ?

 

Pour communiquer avec ces interlocuteurs extérieurs à l’université, quels canaux utilisez-vous ?

– plutôt fax, téléphone, courrier ?

 

Est-ce que les conditions matérielles mises à votre disposition vous semblent satisfaisantes ?

– quelles difficultés cela pose ?

 

Comment vous adaptez-vous à ces problèmes de moyens ?

– les solutions : création d’associations, magouille pour avoir des moyens (secrétaire,         répondeur, etc …), coût pris en charge personnellement

 

– qui prend en charge le financement de votre communication externe ?

 

 

 

POSITION ET FONCTIONS DU SIEGE + SOUHAITS

 

Si la Présidence n’existait pas, qu’est-ce que cela changerait pour vous ?

– le Siège, c’est plutôt une contrainte pour vous ?

– en quoi le Siège vous est utile ? (assurer conformité à la loi … )

 

« La communication externe de Paris V », qu’est-ce que ça signifie pour vous ?

– citer une action récente de communication externe; appréciation ?

 

Face à ces besoins en matière de communication, qu’est-ce-qui, selon vous devrait être pris en charge par

– par vous

– par le Siège ?

– par l’UFR ?

=> pertinence de chacun en fonction des objectifs, des cibles, des contenus ?

 

Selon vous, qu’est-ce qui devrait être fait dans ce domaine par le Siège ?

– est-ce nécessaire

– souhaitable ?

– vers quelles cibles ?

– quelles informations ?

 

Selon vous, quels types de supports devraient être utilisés ?

– pour diffuser quels type d’informations ?

 

Quels sont les atouts de Paris V que le Siège devrait mettre en valeur, mobiliser,

– au niveau parisien, national, international ?

– avec qui paris V est en compétition ?

 

 

 

 

 

Par rapport à vos activités, est-ce qu’il y a d’autres cibles que vous aimeriez atteindre ? (entreprises, étranger, accés à l’édition, aux commissions administratives, etc …)

 

Avez-vous essayé de les toucher ?

– Si oui, pourquoi cela n’a pas abouti ?

– Si non, pourquoi ?

 

Comment vous y prendriez-vous si vous deviez les toucher ?

 

Comment le Siège pourrait vous y aider ?

Qu’est-ce que le Siège peut faire pour vous faciliter la vie ?